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移动办公改变华为人的工作和生活

移动办公系统帮助华为公司每年节省了数千万美元IT费用,提高了员工满意度,使整个企业办公效率提升了40%。

3大挑战,3大需求

经历了20多年发展,华为的业务已经从中国扩展到全球140多个国家,拥有500多个代表处,15万员工。业务的全球化和以客户为中心的文化氛围,使华为员工的日常办公模式面临着新的挑战:90%的公司高管需要频繁出差会见客户,同时日常还要参加大量会议;70%的营销人员需要经常拜访客户,与客户交流;80%的服务人员需要在野外环境工作⋯⋯在此情况下,要保证员工能够及时处理客户邮件、审批销售合同或者上报工程进展情况等,只有快捷高效的处理才能给客户带来价值。

为此,华为公司IT部门从2009年开始规划和实施移动办公解决方案,在实施的过程中,3大IT需求成为移动办公方案必须要考虑满足和解决的问题。

● 部署哪些移动业务,可以解决员工日常办公面临的挑战?

● 如何保证来自内部和外部的成千上万智能终端访问公司资源的端到端安全性?

● 在对现有网络进行改造的同时,如何保证现有业务的正常运行?

移动办公分步走

Step1:分析业界实践,确定规划原则

规划中,华为充分吸取了业界优秀实践:企业应视移动应用为一种变革,致力于业务价值的提升,而不是局限在某些部门、仅实施协作类应用或仅实现PC机功能的迁移;80%的移动应用(OA除外)重点在销售、服务、BI 和物流等领域。

华为移动办公的规划本着4个原则:

● 全流程规划,不是简单复制;

● 客户、员工和公司3方受益,提升业务价值;

● 统一技术架构,减少开发复杂度并支持可扩展性;

● 提升用户感知,移动UI简洁、易用。

Step2:规划主要的移动业务

在确定移动办公规划原则后,首要考虑的是到底有哪些业务可移动化。通过4个步骤,华为完成了移动业务的规划,明确了哪些业务实现移动化。

● 评估现状,认清方向

据分析,目前大致有70%的企业正在考虑移动化办公,30%的企业已经实现了,在这已经实现的30%企业中,移动应用发展主要经历了3个阶段:OA移动化(20%)、主业务移动化(8%)、业务创新(2%)。华为目前已经全部实现了OA的移动化,主业务移动化正在进行中,如iSales、iSite等移动化业务。

● 识别移动应用的角色和场景

梳理清楚主要的业务场景,以及在这些场景下使用移动应用的主要角色有哪些。华为的主要业务场景为:客户活动、采购物流、现场交付、售后服务。在这些场景中,伴随管理决策和业务审批,移动办公的主要使用角色为客户人员(市场人员、服务人员)、管理者。

● 选择适合移动应用的业务功能

业界对此问题普遍认可的是“简单、易用、易实现”,结合智能移动终端的优点(易操作、易拍照、易定位、易扫描等),华为重点规划了4类业务:信息采集类(工作现场获得数据,通过移动终端录入系统,如故障拍照);审批类(通过手机参与流程审批,发出指令,如合同决策审批);查询类(在现场录入查询条件,获得现场支持信息,如PO执行进度查询);报表类(根据工作需要,在终端上及时获得决策支持信息,如月度销售情况报告)。

● 对需求进行

识别和排序对需求进行识别,聚焦面向客户业务流的效率和用户感知提升。在此原则下,把需求放到三维规划工具中,分别从角色维度、场景维度、移动设备特性维度进行需求识别。识别出的需求,还需要进行需求排序,在平衡收益、成本和业务成熟度下,排出优先级。

第一优先级:面向一线员工、管理者,重要紧急、业务成熟、价值高,提升客户/合作伙伴感知;第二优先级:业务需改进、重要不紧急、IT技术和后台系统需准备。

Step3:对IT基础设施实施改造

移动办公要很好地应用起来,在IT基础设施改造上也要遵循3个原则:

● 对IT基础的改造不宜过大,实施周期不能过长

移动办公是在现有的IT平台上实现,必须以很少的代价并保证业务的连续性,因此改动不能大。考虑到建设周期等因素,IT基础设施的改造实际上可以同步或者先于移动业务的规划开展,特别是无线、安全等网络设备可以先进行部署。从华为的实践来看,对现有系统的改造可大致分为如下3步即可实现。

首先,终端改造。终端侧只需安装华为开发的Any office移动办公平台,一次安装,集成多个业务,如安全Pushmail、Webmail、即时通信espace、W3业务(流程审批、查询等)。部署MDM(移动设备管理平台),对终端进行全生命周期的管理。

其次,网络改造。网络无线化改造,在主要办公区域部署AP,实现无线全覆盖;部署内网用户安全接入网关(USG),实现对公司内部移动办公业务的安全管理;部署安全虚拟VPN网关(SVN)设备,实现对通过公网接入到公司内部资源的移动办公业务的安全管理。

最后,业务改造。根据前期规划出的主要业务类型,部署MEAP(Mobile Enterprise Application Platform)平台,进行业务开发或者联合合作伙伴开发。

● 安全性问题需要重点考虑,端到端实施

安全问题是移动办公规划必须要考虑的问题,当成千上万的智能移动终端通过公网接入到企业资源,安全隐患随之而来。从终端本身,到传送的网络,再到业务层,处处都可能成为黑客或不法人员攻击的目标。

首先,对终端的获取(硬件配置、软件安装)、部署、运行和回收(注销、丢失等)的端到端生命周期需要进行管理,保证每个过程的安全性。通过部署MDM平台,实现对终端的资产注册管理、终端接入认证、终端安全合规性检查等。

其次,在网络的传送层,从应用到网关实现4层加密,从设备到网关建立起SSL VPN链路,保证网络传送的安全性。

第三,对于应用的安全性,要双向考虑,从保证安全应用的鉴定、授权、发布和管理,到实现对应用访问的安全。

● 根据企业自身情况选择移动办公模式

企业可根据自身的实际情况,选择为公司员工配智能终端或者采用BYOD的方式。另外,对企业员工的宣传也是一个不可忽视的因素,让大家知道、了解、使用并喜欢上移动办公的模式,需要IT人员进行不懈地宣传。华为作为高科技企业,智能移动终端的使用率很高,员工年轻,接受程度也比较好。

改变工作和生活方式

华为依托自身的MEAP平台,为移动办公开发了办公、黄页、咨询和社区等4大类,几十款丰富的移动应用。

移动改变了华为员工办公和生活的方式。如今,华为员工无论是在机场排队候机,还是在宾馆等待办理住宿,打开智能终端,连接“Pushmail”,可随时随地上网处理邮件;打开“待办审批”审批流程,处理完毕即可进行娱乐;在酒店里可通过“移动espace”随时参加即时会议,在移动终端查看共享的会议资料等。

华为每天有数万人在出差状态,“移动差旅”服务可以帮助员工方便快捷地订机票,订协议酒店,获取当地的天气情况,“惠通服务”还会根据员工出差地点,推荐一些旅行自助信息;华为在全球有500多个代表处,“华为身边”服务利用移动终端LBS定位服务,可帮助出差员工快速定位到当地代表处的位置。员工还可以通过“移动社交”进行内部的互动交流,发表对公司重要事件的看法建议等。

华为在全球为大量客户建设基站,很多都是在野外场景,如何快速获取任务,如何及时上报工程进展情况,让客户满意,公司受益,“iSite 站点实施管理”让员工可以通过移动终端实时查看到自己的任务,分属哪些站点,并查询施工站点位置;在到达站点后,施工人员可以通过手机打卡完成站点进入的记录,减少了手工登记的麻烦;在施工过程中,可以查看上次施工遗留问题,并进行施工进展的更新;遇到重大问题时,还可以通过拍照反馈站点现场情况,及时发送给总部支持人员,实现了问题的快速解决。

移动应用同样可以直接为华为的客户服务,客户可以通过“华为Mobile Portal”实时了解华为的新闻、市场情况;通过“华为网络资料”随时了解华为网络产品和解决方案;通过“华为网络设计工具”让客户自主进行网络设计,没有技术知识,也能根据自己的需求配置出需要的网络方案。

链接:华为公司移动办公大事记

◆ 2009年,开始移动办公规划,制定3步走策略:OA移动化、业务移动化、业务创新;

◆ 2010~2011年,实现OA的移动化和协同,推出安全Pushmail、移动审批、移动黄页查询、移动社交、移动差旅等;

◆ 2012年,主要业务移动化,推出华为mobile Portal移动营销平台、iSite基站移动管理系统、iSales销售项目管理;各业务部门也相继发布移动App应用,客户可以直接通过移动终端了解公司产品,下订单;

◆ 2013年,更多业务实现移动化;推出针对Android平台的公司配机(Pad);

◆ 2014年~,全面推行平板电脑,并持续进行业务创新。

链接:员工“心声”

◆ 管理人员:“现在太方便了,通过智能手机在机场、公共办公区都能及时审批和处理业务了”;

◆ 客户经理:“通过手机及时了解即将接待的客户信息和时间安排,让我们能更从容不迫”;

◆ 维护工程师:“现在不必再等待了,在现场通过智能终端直接拍摄问题,增加描述信息后,回传到系统中,处理速度大大加快了”。

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